В каждом компьютере сегодня имеются офисные приложения. Пользователи применяют текстовый редактор для подготовки любых текстовых документов. Также обстоят дела с таблицами или презентациями. И все необходимые программы, как мы привыкли, должны быть установлены на каждый компьютер. Но сегодня возможны другие варианты работы с документами. Многие вендоры уже не предлагают ПО, а на стремятся оказывать услуги, предоставлять сервисы, в частности, для работы с документами.
Google — не вендор программного обеспечения, тем не менее, он предлагает бета-версию сервиса под названием «Документы Google» («Документы»). Каждый, кто имеет почтовый аккаунт Google (аккаунт почтового сервиса Gmail) может работать в своем личном кабинете. Всем, кому нужно создавать или редактировать документы, такой аккаунт необходим. При этом для просмотра документов учетная запись Google не нужна. Внимание! Желая удалить свою учетную запись, сначала удалите свои документы и очистите корзину — этим вы закрываете доступ к своему кабинету, а ваши документы в нем останутся.
Работая в сервисе, вы можете создавать тексты, электронные таблицы или презентации. Вся информация о документах доступна в главном окне. Оно разделено на две основные части — дерево папок (поисковых разделов) и панель вывода информации о файлах. Сначала все документы хранятся в одном разделе, если же нужно их структурировать — создавайте тематические папки. Файлы перетаскивайте в них указателем мыши. Так вы упорядочиваете свои материалы. Файлы при этом автоматически распределяются по поисковым папкам. Например, все отмеченные маркером документы отображаются в папке «С пометкой». Скрытые файлы — в папке «Скрыто», удаленные — в «Корзине». (Из «Корзины» файлы самостоятельно не удаляются, как и в Windows.) Окончательно их можно удалить принудительно.
Файлы автоматически распределяются по папкам согласно их типам — документы, презентации, таблицы, и внутри списка уже отсортированы по дате. Можно отсортировать их по названию документа.
Чтобы начать работать с документом, надо создать новый документ или загрузить уже имеющийся с локального компьютера. Создавая новый файл, используйте пункт меню для выбора типа нового файла. После выбора вы увидите новое окно браузера, с привычным вам интерфейсом офисных программ. Например, интерфейс редактора подготовки текстов. Чем он отличается от, скажем, Word? Текст создается в HTML-формате, поэтому в меню имеется ссылка на редактирование кода HTML. Проблем с форматированием текста не будет — все похоже на Word — формат шрифта, абзацев, выравнивание текста, стили, списки. Но ссылки вставлять интереснее — можно вставлять ссылку на внешнюю страницу или на другой документ, который хранится в вашем кабинете, или на закладку, добавлять почтовый адрес.
Ссылки вставляются как из инструментальной панели, так и из меню «Вставить». Можно еще вставить в текст таблицу, картинку, закладку, специальный символ, разрыв страницы, горизонтальную черту, комментарий. Изображение вставляют из файла с вашего компьютера, из Интернета. Сразу нужно определить будущий размер вставляемого в текст изображения для его выравнивания по тексту. Все так же, как в визуальном HTML-редакторе.
В окне для работы с текстом — еще одна важная закладка — «Версии». При работе с текстом сервис выполняет его промежуточное сохранение, но вы можете также выполнить сохранение принудительно. (Например, сервис выполнил более 20 промежуточных сохранений текста, они все есть на странице «Версии». Если между автосохранениями в текст изменения не вносились, все эти версии объединяются.) Чтобы проверить, есть ли отличия, надо только выбрать сравниваемые версии и нажать соответствующую кнопку. В конечном тексте отметятся удаленные, добавленные или измененные элементы. Если изменения выполнялись несколькими пользователями, они будут выделены своим цветом. Чтобы «откатиться» до какой-то предыдущей версии, просто можно ее открыть и выбрать команду «Восстановить». Эта версия станет текущей.
Функция проверки правописания тоже демонстрирует очень хорошее качество. Не понравилось одно — первую букву предложения нужно принудительно делать прописной — а в Word это делается автоматически.
Отличается сервис от текстового редактора еще и возможностью предоставлять доступ для редактирования и/или чтения документа сторонним пользователям. Получив от вас доступ для редактирования, пользователь может изменять документ и делать его доступным другим пользователям. Можно предоставить доступ на чтение, тогда приглашать других пользователей и редактировать документ читатель не сможет. Документ можно публиковать — двумя способами. Документу может быть присвоен определенный сетевой URL-адрес, который можно вставить на страницу своего сайта или в любой публикуемый текст. Если исходный документ будет меняться, изменения отразятся и в опубликованном документе. Либо документ можно отправлять на публикацию в свой блог. В этом случае можно использовать одного из провайдеров, имеющихся в списке (Blogger, WP, LJ), или опубликовать на внешнем блоге, указав необходимые параметры для публикации.
На странице работы с текстом имеется кнопка с выпадающим меню «Файл», которая содержит функции по настройкам и сохранению документов. Документ можно сохранять в разных форматах — текстовый документ — на диск в формате HTML (он упаковывается в zip-файл), экспортировать в форматах DOC, RTF, PDF, Text, или сохранить файл в виде презентации. Документ можно распечатать, отправить почтой, копировать, переименовать. Можно получить о нем статистические данные.
С таблицами работать легко, если вы освоили Excel. В отличие от Excel сервис изначально предусматривает лишь один пустой лист, а не три. Но его можно копировать, добавлять новые листы, переименовывать, удалять. Имеется функция автосохранения текущих версий. Новинка — документ-таблицу можно обсуждать. Обсуждение сохраняется, всегда можно просмотреть его историю. Сохранить таблицу можно в различных форматах, но форматы csv, HTML, text сохраняют лишь по одному листу, а формат PDF и XLS — полностью всю таблицу.
Презентации. Есть все необходимое для подготовки. Но нет звука, что и не сильно нужно — мало кто презентации озвучивает. Можно разрешить доступ для редактирования или просмотра сторонним пользователям. Есть возможность обсуждать презентацию, запустив ее. В новом окне будет указан адрес, по которому ее могут смотреть приглашенные. Например, через обсуждение презентации осуществляется оптимизация сайта.
Презентацию можно разработать на локальном компьютере, а затем импортировать ее в систему «Документы». Но сохранить презентацию в формате PowerPoint, не получится. Сохранить презентацию на локальном компьютере можно только в виде архива HTML-страниц. Google предоставляет вам возможность опубликования презентации в Сети, но не в вашем блоге, а по определенному адресу на сайте сервиса «Документы», например — http://docs.google.com/Presentation?id=dcxk4j5r_xxxgvm. Этот адрес можно отправить коллегам или друзьям для просмотра дальнейшего общения.
Да, удобный сервис для работы с документами в Интернете. При этом документ хранится в Интернете. Не опасно ли это? Google гарантирует конфиденциальность всех документов, таблиц, презентаций до тех пор, пока вы сами не опубликуете их в Интернете или не откроете доступ для соавторов.